เคล็ดลับในการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

       เคยมีผู้กล่าวว่า อีเมลของคุณแสดงความเป็นตัวคุณมากมายทีเดียว เพราะอีเมลเป็นหน้าต่างที่เปิดให้เห็นสถานะของสถานที่ทำงาน ลักษณะนิสัยการทำงาน ระดับความเครียด หรือแม้กระทั่งบุคลิกของคุณ อีเมลเป็นช่องทางการสื่อสารอันมีค่าเป็นอย่างยิ่งสำหรับในปัจจุบัน แต่อาจให้โทษได้หากมีการใช้อย่างไม่ระมัดระวังหรือใช้มากจนเกินไป

       ขอแนะนำเคล็ดลับในการใช้ และจัดการอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

• เขียนให้สั้นและไพเราะ

       อย่าให้อีเมลยาวจนเกือบเท่าสนามฟุตบอล โปรดทราบด้วยว่าอีเมลที่มีความยาวเกินหนึ่งหน้าจอมักจะไม่ได้รับการอ่านในทันที โดยจะถูกเก็บไปไว้อ่านในตอนเย็นหรือในเช้าวันรุ่งขึ้น และต้องทราบว่า ถึงเวลาที่ต้องวางเมาส์แล้วไปพูดคุยกันหรือโทรศัพท์ไปหาแทนการส่งอีเมล เพราะจะถึงจุด ๆ หนึ่งที่การส่งอีเมลจะเป็นการเสียเวลาโดยไม่มีความจำเป็นแต่อย่างใด

• เขียนอีเมลให้ชัดเจนมากที่สุดเท่าที่สามารถทำได้

       พูดในสิ่งที่คุณต้องการอย่างชัดเจน เริ่มด้วยบรรทัดชื่อเรื่อง ต้องมีความชัดเจนและน่าสนใจ (และพร้อมที่จะเปลี่ยนเมื่อเนื้อหาที่โต้ตอบไปมาเปลี่ยนแปลงไปจากเดิม) ใส่ผู้รับในบรรทัด "to:" และ "cc:" ให้ถูกต้องตามความเหมาะสม ระบุงานที่ต้องทำและลำดับความสำคัญอย่างชัดเจน ชี้แจงให้ละเอียดโดยแสดงเป็นรายการหรือหัวข้อรายการ และใส่ปุ่มตอบรับหรือใช้วิธีการอื่นๆ หากคุณต้องการทราบว่าทุกคนได้อ่านและเข้าใจอีเมลของคุณเรียบร้อยแล้ว

• กระตุ้นให้ผู้รับตอบกลับ

       ด้วยการใช้คำถามในอีเมลเพื่อให้ผู้รับตอบ คล้ายกับการเปิดประตูห้องทำงานของคุณไว้

• กำหนดเวลาสำหรับตอบอีเมลของคุณในแต่ละวัน

       ลงในตารางการทำงานประจำวันของคุณ ระยะเวลาการตอบอีเมลนานเพียงใดจึงจะเรียกว่าตอบช้าเกินไป ไม่มีกำหนดในเรื่องนี้ เพียงแต่คุณต้องมีเหตุผลที่ดีให้ผู้ส่งเท่านั้น

• หากคุณไม่สามารถเขียนอีเมลที่ดีได้ ให้ไปฝึกอบรมในเรื่องดังกล่าว

       อีเมลควรมีบทบาทบางส่วนในการสื่อสารของคุณกับคู่ค้า และคนอื่นๆ จึงเป็นสิ่งที่เราไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ แต่คุณควรตระหนักว่า คนที่ไม่เห็นหน้าคุณอาจตัดสินคุณจากอีเมลที่คุณส่ง

• ใช้การตรวจสอบคำสะกดและพจนานุกรม

       พยายามหลีกเลี่ยงประโยคที่พิมพ์ผิดหรือพิมพ์ตก เพราะจะทำให้คุณดูไม่ดี และหลีกเลี่ยงคำสแลงยอดนิยมด้วย

ขอยกตัวอย่างเพิ่มเติมสำหรับการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพในองค์กรโปรซอฟท์ของเรา เช่น

• เปิด outlook เพื่อเช็คอีเมลตลอดเวลา เพื่อไม่พลาดการติดต่อ
• ตอบกลับอย่างรวดเร็ว
• ใช้รูปแบบวันที่แบบย่อ เช่น 21/2/56 : ไม่ใช่ วันพฤหัสบดี ที่ 21 เดือนกุมภาพันธ์ พ.ศ.2556
• ไม่ต้องพิมพ์ คำว่า เรียน เรื่อง สำเนาถึง เพราะรูปแบบของ outlook มีให้อยู่แล้ว
• ส่วนสำคัญที่สุดคือ เขียนด้วยเนื้อหา,ข้อความ ที่สั้น เข้าใจง่าย ใคร ทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร 

       ใช้อีเมลเป็นช่องทางหนึ่งในการสื่อสาร แต่ไม่ใช่ช่องทางเดียวของคุณ อีเมลเป็นการสื่อสารที่รวดเร็วและง่ายดาย สามารถใช้บันทึกเรื่องราวที่พูดคุยกัน หรือช่วยให้คุณส่งข้อความที่มีประสิทธิผลไปได้ทั่วโลกด้วยการคลิกเมาส์ครั้งเดียว




บทความโดย : คุณวัชราภรณ์  นีละสมิตร
ที่มา : http://www.microsoft.com/thailand/