12 เทคนิคการตอบรับโทรศัพท์ให้ได้ใจลูกค้า

12 เทคนิคการตอบรับโทรศัพท์ให้ได้ใจลูกค้า

 

 

 

ทักษะเรื่องการตอบรับโทรศัพท์เป็นสิ่งสำคัญมากในการดำเนินธุรกิจ เพราะโทรศัพท์ยังคงเป็นจุดเชื่อมโยงหลักระหว่างคุณและลูกค้า สิ่งที่พนักงานตอบออกไปสามารถสร้างความประทับใจให้แก่ลูกค้าหรือทำให้เสียความรู้สึกไปเลยก็เป็นได้ เทคนิคการรับโทรศัพท์ 12 ข้อต่อไปนี้จะช่วยให้ลูกค้ามั่นใจในบริษัทของคุณยิ่งขึ้น

1. รับโทรศัพท์ก่อนเสียงเรียกดังครั้งที่สาม

 

2. ให้ตอบรับโทรศัพท์ด้วยน้ำเสียงอบอุ่นและกระตือรือร้น ธุรกิจบางอย่างสามารถสำเร็จลุล่วงได้ทางโทรศัพท์โดยลูกค้าไม่ต้องเจอพนักงานขายด้วยซ้ำไป

 

3. เมื่อรับโทรศัพท์ ให้กล่าวสวัสดี บอกชื่อผู้รับสายและชื่อบริษัท

 

4. ออกเสียงให้ชัดเจน ปรับระดับเสียงให้ดังปานกลาง พูดช้าๆ และชัดๆ เพื่อที่ผู้ที่โทรมาจะได้เข้าใจคุณง่ายๆ

 

 

 

 

5. ควบคุมภาษาที่ใช้ในการพูดโทรศัพท์ให้ดี ควรเป็นภาษาที่เป็นทางการแต่เป็นมิตร ไม่ควรใช้ชื่อเล่นเรียกแทนตัวเองกับลูกค้าแทนที่จะตอบแค่ “ค่ะ” หรือ “ครับ” อาจจะตอบให้ยาวขึ้นอีกนิดเช่น “ได้ค่ะ” “รับทราบค่ะ” “ยินดีค่ะ” เป็นต้น

 

6. ฝึกการใช้เสียงและศัพท์ให้เป็นไปในแง่บวก เพื่อให้เคยชินเผื่อเอาไว้วันหรือเวลาที่คุณเกิดอาการเซ็งจะได้ไม่หลุดคำพูดไม่ดีออกไป ตัวอย่างเช่น แทนที่จะตอบว่า “ดิฉันไม่ทราบค่ะ” ก็ให้ตอบว่า “โปรดรอสักครู่นะคะ ดิฉันจะไปหาคำตอบมาให้ค่ะ”

 

7. เมื่อต้องจดข้อความ ให้จดให้ครบถ้วนถูกต้อง หากมีบางอย่างที่ไม่เข้าใจหรือมีคำศัพท์ภาษาอังกฤษที่สะกดไม่ได้ เช่นชื่อหรือนามสกุลของชาวต่างชาติ ให้เขาสะกดให้คุณซ้ำอีกครั้งหนึ่ง จากนั้นส่งข้อความให้ถึงตรงตัวผู้รับ

 

8. ให้โทรกลับลูกค้าภายในหนึ่งวันทำการ จงจำไว้ว่ายิ่งตอบรับเร็วเท่าไหร่โอกาสเสี่ยงที่จะเสียลูกค้าก็มีน้อยลงเท่านั้น แถมยังเป็นภาพลักษณ์ที่ดีต่อบริษัทด้วยว่าคุณใส่ใจลูกค้าดีแค่ไหน

 

9. ให้ถามผู้ที่โทรเข้ามาหากจะต้องให้เขารอสายว่า เขาต้องการรอสายหรือไม่ หากเขาต้องการรอสายแต่คุณยังต่อให้ไม่ได้ให้แจ้งความคืบหน้าให้เขาทราบทุกๆ 30-45 วินาที อย่าปล่อยให้เขารอสายนานเกินไป หรือไม่ก็ให้ทางเลือกว่า “สายยังไม่ว่างเลยค่ะ คุณจะรอสายต่อ หรือจะให้คุณ.......โทรกลับดีคะ”

 

 

 

 

10. ถ้าไม่จำเป็นจริงๆ ห้ามเปิดลำโพงเวลาพูดกับลูกค้าเป็นอันขาด การเปิดลำโพงจะทำให้ลูกค้ารู้สึกว่าคุณไม่สนใจคุยกับเขาเท่าที่ควรและจะทำให้เขารู้สึกว่าการสนทนานั้นไม่เป็นส่วนตัว เพราะใครๆ อาจจะ

ได้ยินก็เป็นได้ คุณควรเปิดลำโพงก็ต่อเมื่อมีผู้ที่จะสนทนาทางด้านคุณมากกว่าหนึ่งคน

 

11. หากคุณใช้เครื่องตอบรับอัตโนมัติ คุณควรตั้งเสียงตอบรับให้ฟังดูดี ลองกลับไปดูคำแนะนำข้อ 3 หรืออาจให้ข้อมูลอื่นที่จำเป็นก่อนที่จะให้เขาฝากข้อความ ควรอัพเดทข้อความอย่างสม่ำเสมอ เช่น หาก

ต้องมีวัดหยุดยาวๆ หลายวัน ควรตั้งข้อความบอกว่าบริษัทจะเปิดทำการอีกครั้งเมื่อไหร่

 

12. ฝึกอบรมพนักงานที่ต้องรับโทรศัพท์ทุกคนให้ตอบรับโทรศัพท์ไปในทางเดียวกัน รวมทั้งคนในครอบครัวด้วย (หากคุณทำธุรกิจกับคนในครอบครัว) อาจลองโทรเข้ามาทดสอบดูว่าพนักงานรับโทรศัพท์

เป็นอย่างไร หากรู้สึกว่ายังไม่ผ่านเกณฑ์ให้คุณนำเทคนิคทั้ง 12 ข้อนี้มาฝึกกันใหม่

 

 

 

 

Credit : smethailandclub.com

 2421
ผู้เข้าชม

myAccount Cloud Accounting โปรแกรมบัญชีออนไลน์สำหรับ SMEs โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ทำให้การทำบัญชีของคุณ เป็นไปอย่างง่ายดาย สะดวก รวดเร็ว

บทความล่าสุด

รู้หรือไม่ว่า ในช่วงแรกเริ่มของ Alibaba แจ๊ค หม่า ไม่จ้างคนเก่งมาร่วมทีม แต่กลับเลือกคนที่อยู่ลำดับรองมาร่วมงานด้วย
12637 ผู้เข้าชม
หลังเรียนจบปริญญาตรีและเข้าทำงานที่อิออน ห้างค้าปลีกใหญ่สุดของญี่ปุ่น กระทั่งต้นทศวรรษ 1970 ทาดาชิ ยานาอิ ซึ่งอยู่ในวัย 20 กว่าปีก็ตัดสินใจลาออกเพื่อกลับไปสานต่อธุรกิจ...
9397 ผู้เข้าชม
ผมมักจะเขียนถึงเรื่องการขายที่เชื่อมโยงกับกีฬาฟุตบอลอยู่เสมอ นั่นเป็นเพราะกีฬาชนิดนี้ มีความคล้ายคลึงกับระบบการทำงานในองค์กรอย่างน่าประหลาด
5422 ผู้เข้าชม

สร้างเว็บไซต์สำเร็จรูปฟรี ร้านค้าออนไลน์