บันได 4 ขั้นนี้ ไม่ใช่ของนายห้างดูไบแน่นอน หลังจากประกาศผลการเลือกตั้งทำเอาผมหมดแรงเขียนบทความไปหลายวัน กว่าจะฟื้นกลับมาเขียนอีกครั้ง วันนี้จึงขอนำเสนอเรื่องบันได...ที่หลายคนต้องปีนป่ายขึ้นไปจะโดยตั้งใจ หรือบังเอิญโชคอำนวยก็ตาม
ท่านที่ได้อ่านแผ่นพับ เอกสารเชิญชวนการฝึกอบรม ได้รับอีเมล์ หรือเปิดอินเตอร์เน็ตหาหลักสูตรการฝึกอบรม จะพบว่ามีหลักสูตรที่เกี่ยวข้องกับบทบาทของหน้างานและผู้จัดการมากมาย และเกือบทุกองค์กรก็มักมีปัญหาความขัดแย้งระหว่างลูกน้องและหัวหน้างานจนกระทั่งบางองค์กรจะต้องจัดการอบรมให้หัวหน้างานบ่อยๆ ครั้ง
ถามว่า การฝึกอบรมหัวหน้างานผู้จัดการให้มีภาวะผู้นำ บริหารงานเก่ง บริหารคนเก่งนั้นยากหรือไม่ ตอบได้เลยว่า ยาก เพียงการฝึกอบรมไม่สามารถแก้ไขปัญหาทั้งหมดได้ ตัวเราเองต้องเป็นคนที่รักการเรียนรู้ รู้จักฝึกฝนตนเอง และถ้าโชคดีเรามีผู้บังคับบัญชาที่คอยสังเกตให้คำแนะนำแก่ลูกน้องนั่นแหละ เราจะได้รับการพัฒนาที่ถูกจุดและรวดเร็วขึ้น
ดังนั้น เราเองควรจะต้องมีแนวทางในการฝึกฝนให้เกิดการพัฒนาตนเอง เพื่อเตรียมความพร้อมในการก้าวไปสู่การเป็นหัวหน้างานหรือผู้จัดการที่มีประสิทธิภาพ ผมจึงขอเสนอบันได 4 ขั้นเพื่อก้าวเป็นหัวหน้างานที่ลูกน้องยอมรับ
ขั้นที่ 1 ขยันทุ่มเท เรียนรู้งาน ใฝ่รู้อยู่เสมอ
การที่เราจะก้าวขึ้นเป็นหัวหน้างานขั้นต้นได้นั้น เราต้องเป็นคนขยันที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆด้วยความตั้งใจ รู้ให้จริง ไม่ใช่รู้แค่ทำงานส่งเฉพาะหน้า “มากกว่านี้ฉันเบื่อแล้ว งานนี้ฉันไม่ชอบเลย บันทึกทำไมก็ไม่รู้ข้อมูลเยอะแยะไปหมด ปวดหัวกับตัวเลขเหลือเกิน” เราต้องทำงานเก่าให้สำเร็จ ใฝ่ใจเรียนรู้งานใหม่อยู่เสมอๆ และต้องทำด้วยความทุ่มเทให้เวลากับงานให้มาก โดยเฉพาะช่วงเริ่มต้นของการทำงาน เพราะเรายังไม่มีประสบการณ์ เรายังมีข้อมูลเพียงเล็กน้อย ยิ่งเราใฝ่รู้มากเท่าไร ยิ่งเรียนรู้ได้มากเท่าไร ก็จะทำให้การแก้ไขปัญหาต่างๆ ถูกต้องรวดเร็วยิ่งขึ้น
ขั้นที่ 2 รู้จักถ่ายทอดความรู้ สอนงานเป็น ให้คนอื่นทำงานแทนได้
การที่เราจะเรียนรู้งานใหม่ๆ ได้ งานเก่าเราต้องรู้จักถ่ายทอด สอนให้คนอื่นหรือลูกน้องได้ทำหน้าที่แทนเราได้ ไม่หวงงาน ไม่กลัวว่าคนอื่นจะรู้งานมากกว่า เมื่อเรารู้งานเดิมแล้ว เราต้องสามารถนำเสนอสอนให้คนอื่นเข้าใจกระบวนการขั้นตอน ดังนั้น สิ่งที่เราจำเป็นต้องฝึกฝนคือ การเขียนและการพูด
การเขียนเพื่อถ่ายทอดกระบวนการขั้นตอนในการทำงานให้เกิดความชัดเจน ปฏิบัติได้อย่างถูกต้อง ไม่ทำผิดวิธี การพูดเพื่อสร้างความเข้าใจอธิบายเพิ่มเติมและตรวจสอบว่าผู้ปฏิบัติทำถูกต้องตามที่เขียนกำหนดไว้หรือไม่
ทั้ง 2 ขั้นตอน เราสามารถที่จะเรียนรู้และพัฒนาตนเองได้ โดยต้องค่อยๆ ฝึกฝนเหมือนมีดที่ลับคมอยู่เสมอ
ขั้นที่ 3 รวบรวมข้อมูล คิดวิเคราะห์ ตัดสินใจแก้ไขปัญหา
เราในฐานะคนทำงาน หรือหัวหน้างานก็ตาม ต้องเรียนรู้วิธีการเสาะแสวงหาข้อมูล เพื่อรวบรวมประมวลผล แล้วคิดวิเคราะห์ เพราะทุกวิธีการ ทุกทางเลือกมีทั้งข้อดีและข้อเสียที่ต้องตัดสินใจว่า จะเลือกวิธีใดในการแก้ไขปัญหา หัวหน้างานที่ดีต้องตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อมูลที่ถูกต้อง ซึ่งอาจจะมีผิดพลาดบ้าง ก็ต้องรับผิดชอบและเป็นบทเรียนที่ต้องเรียนรู้แก้ไขในครั้งต่อไป
ในการปฏิบัติงานจริง ก่อนที่จะตัดสินใจแก้ไขปัญหาใดๆ ก็ตาม ควรจะได้ไปดูสถานที่ทำงานจริงดูว่า ปัญหาที่เกิดขึ้นสภาพความเป็นจริงเป็นอย่างไร จะช่วยทำให้การตัดสินใจของเรามีความชัดเจนและตัดสินใจได้ถูกต้องแม่นยำยิ่งขึ้น ซึ่งตรงกับแนวคิดในการบริหารของชาวญี่ปุ่นที่จะบอกให้เราได้ไปดูการปฏิบัติงานจริงเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องประกอบการตัดสินใจไม่ใช่นั่งอยู่แต่ที่โต๊ะทำงานโดยใช้ หลักบริหาร 3 Gen ได้แก่
1) Genba สถานที่เกิดเหตุจริง
2) Genbutsu ใช้ข้อเท็จจริง
3) Genjitsu สถานการณ์จริง
ขั้นที่ 4 วางแผนบริหารงาน บริหารคน อย่างเป็นธรรม และเป็นตัวอย่างที่ดี
สิ่งที่ยากที่สุดในการเป็นผู้นำในการก้าวสู่ตำแหน่งหัวหน้างาน หรือผู้จัดการ คือ การวางแผนการทำงาน การจัดลำดับความสำคัญก่อนหลัง การมอบหมายงานและคอยติดตามผล ซึ่งต้องทำให้งานบรรลุผลสำเร็จ ตามกรอบที่ผู้บริหารมอบหมาย
ผู้บริหารโดยเฉพาะชาวญี่ปุ่น มักจะเน้นย้ำวิธีการทำงานที่ควรจะต้องมีการปรับปรุงงานอย่างต่อเนื่อง โดยใช้วงจร PDCA (Plan / Do / Check / Action) รวมถึงต้องการให้มีความรับผิดชอบในงานที่ได้รับมอบหมายมีการสื่อสารให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงความคืบหน้าในงานที่รับมอบหมายไม่ใช่รายงานเมื่อถึงกำหนดเวลาการส่งงานแล้วจึงมารายงานว่างานไม่เสร็จ หรืองานเกิดปัญหา
ผู้บริหารชาวญี่ปุ่นมองว่าคนไทยขาดทักษะในการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพที่ชาวญี่ปุ่น ใช้คำว่า “โฮ เรน โซ (Hou Ren Sou)” โดยมีที่มาจากคำ 3 คำ คือ
Hou = houkoku or report หมายถึง การรายงาน การให้ข้อมูลของผู้ใต้บังคับบัญชาต่อผู้บังคับบัญชาต้องไม่แจ้งข้อมูลเท็จต้องรายงานอย่างตรงไปตรงมา
Ren = renraku or frequent communication หมายถึง การประสานงาน การให้ข้อมูลของหัวหน้าฝ่ายหนึ่งต่อหัวหน้าอีกฝ่ายหนึ่ง ต้องไม่แจ้งข้อมูลเท็จเหมือนกัน และควรแสดงความเป็นมิตรประสานประโยชน์ในการทำงานร่วมกัน
Sou = soudan or discussion หมายถึงการปรึกษา การให้ข้อมูลของเพื่อนสู่เพื่อน แน่นอนว่าไม่แจ้งข้อมูลเท็จ ควรมีการพูดจากันอย่างเปิดอก แสดงความคิดสร้างสรรค์ในการแก้ปัญหาอย่างตรงไปตรงมา
เมื่อรวมทั้งสามคำ คำว่า Hou Ren Sou = Spinach หมายถึง ผักโขม ที่ป๊อบอายกินเข้าไปปุ๊บเกิดพละกำลังต่อสู้ปัญหาพลิกจากหน้ามือเป็นหลังมือ การสื่อสารที่มีคุณภาพจะนำไปสู่พลังที่เข้มแข็ง นำไปสู่ความเข้าใจที่ตรงกัน นำไปสู่สภาวะของความสามัคคี นำพาทุกคนแก้ไขปัญหาด้วยสติปัญญา ด้วยความร่วมมือร่วมใจ การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายขององค์กรเสมอ
อาจจะมีคำถามว่า ทั้ง 4 ขั้นตอนนี้ต้องใช้เวลานานหรือไม่ การก้าวขึ้นเป็นหัวหน้างานขั้นต้นนั้น อาจใช้เวลา 3 – 5 ปี ขึ้นอยู่กับความสามารถของพนักงาน ความสลับซับซ้อนของงานและองค์กร และต้องใช้เวลาอีก 3 – 5 ปีในการก้าวขึ้นเป็นผู้จัดการ ซึ่งเราต้องพัฒนางานในขั้นตอนที่ 4 ให้มากยิ่งขึ้น
เรามักพบว่า หัวหน้างานหรือผู้จัดการที่ไม่ประสบความสำเร็จ มักเกิดจากคุณลักษณะส่วนตัวและพฤติกรรมการกระทำที่ไม่เหมาะสมซึ่งเป็นเรื่องส่วนตัว แต่เกี่ยวข้องกับงาน ทำให้ลูกน้องประเมินว่าไม่เหมาะสม ทำให้ขาดความเชื่อถือไว้วางใจ ไม่ให้ความร่วมมือ ดังนั้น พฤติกรรมการกระทำต่างๆ ที่เป็นตัวอย่างไม่ดี มีความลำเอียง ไม่ให้ความเป็นธรรม ฟังความไม่รอบด้าน เชื่อคนง่ายทำให้ตัดสินใจผิดๆ สิ่งต่างๆ เหล่านี้ อาจจะแก้ไขยากสำหรับบางคน ที่ไม่เปิดใจยอมรับ เพราะเพียงถ้าเรารับฟังคำแนะนำตักเตือนจากเพื่อนร่วมงาน จากคนรอบข้าง แล้วนำไปแก้ไขปรับปรุง การเข้ารับการอบรมโดยให้วิทยากรหรือคนอื่นมาชี้แนะก็ไม่มีความจำเป็น
ต่อไปนี้เป็นพฤติการณ์การกระทำซึ่งลูกน้องมักจะซุบซิบนินทาหัวหน้างาน ว่า “ได้แต่ชี้นิ้วหิ้วอีหนูหูเบาตาบอดเจ้าอารมณ์ข่มขู่ลูกน้องจ้องจับผิดคิดแต่ได้ดีแต่ใช้ ได้แต่จำกัดสิทธิมิเหลียวแลยามเจ็บไข้” สิ่งเหล่านี้มักจะติดตัวเป็นนิสัยเสียที่แก้ไขยาก แม้จะได้รับการอบรมอย่างไร ก็ไม่ได้นำไปใช้ให้เกิดประโยชน์ในการทำงาน ทำให้ชีวิตการทำงานในอนาคตของท่านไม่ได้รุ่งโรจน์สดใสเหมือนที่วาดฝันไว้ ท้ายนี้ผมมีปรัชญาของขงจื๊อมาฝากครับ
"เมื่อข้าพเจ้าพบเห็นคนสองคนเดินสวนทางมา
คนหนึ่งเป็นคนดี อีกคนหนึ่งเป็นคนเลว
คนสองคนเป็นครูของข้าพเจ้าได้เท่าๆกัน
พบเห็นคนดีข้าพเจ้าพยายามเอาอย่างเขา
พบเห็นคนเลว ข้าพเจ้าพยายามไม่เอาอย่างเขา"
บทความโดย : คุณวิโรจน์ เย็นสวัสดิ์ | Facebook
ที่มา : (ขงจื๊อ)
